Toptancı ya da komisyoncuysanız siparişlerin büyük bölümü WhatsApp'tan gelir. Mesajlar farklı biçimlerde yazılır, her biri ayrı bir sohbette durur ve gün sonunda hepsini tek bir listeye çevirmeniz gerekir. Bir komisyoncunun elle yazdığı sipariş fişlerini inceleme fırsatım oldu, bu yazıda gördüklerimden yola çıkıyorum. Toptan siparişleri tek listede toplamanın yollarını, demet, kasa ve kasa içi adedin işi neden zorlaştırdığını ve iyi bir sipariş formunda nelerin olması gerektiğini anlatıyorum.
Toptan siparişte WhatsApp neden tek başına yetmiyor
WhatsApp sipariş almak için pratiktir, ama siparişleri toplamak için tasarlanmamıştır. Müşteri sayısı arttıkça şu sorunlar ortaya çıkar:
- Her müşteri siparişi kendi biçiminde yazar: "3 kasa roka", "roka 3x25", "roka 3 koli".
- Siparişler yüzlerce ayrı sohbete dağılır, hepsini bulup bir araya getirmek zaman alır.
- Aynı müşteri aynı ürünü iki ayrı mesajda yazabilir, biri kasa biri demet olarak.
- Toplamlar elle hesaplanır, hesap hatası fişe ya da sevkiyata yansır.
Birimler karışınca: demet, kasa ve kasa içi adet
Yeşillik toptancılığında sipariş tek bir birimle yazılmaz. Fişte "3x25" gördüğünüzde bu üç kasa demektir ve her kasada 25 demet vardır, yani toplam 75 demet. "1x25 ve 4 demet" yazan bir müşteri toplamda 29 demet istemiştir. Kasa içi adet de ürüne göre değişir, örneğin kıvırcıkta 4, ıspanakta 6, soğanda 20 olabilir.
Havuç ve limon gibi ürünlerde ise kasa, torba ya da kilo kullanılabilir. Bu birimlerin her biri ayrı toplanır, birbirine karıştırılırsa liste yanlış çıkar.
Siparişleri tek listede toplamanın üç yolu
1. Mesajları elle fişe ya da Excel'e geçirmek
Müşteri sayısı azken işe yarar. Mesajlar tek tek okunur, fişe yazılır. Müşteri çoğaldıkça hem zaman alır hem hata riski büyür, siparişin hangi sohbette kaldığını bulmak da zorlaşır.
2. Genel bir form aracı kullanmak
Hazır form araçlarıyla ürün listesi hazırlanabilir. Ancak bu araçlar çoğunlukla her ürün için serbest bir kutu verir. Kasa içi adedi, demet ve kasa ayrımını ve ürün toplamlarını sizin için hesaplamaz, bu işleri yine elle yaparsınız.
3. Ürün listenize göre hazırlanmış sipariş formu ve panel
Ürünler fişinizdeki sırayla dizilir, her ürünün birimi hazırdır. Müşteri adedi yazar, sipariş kaydedilir ve panelde tek listede toplanır. Toplamlar birimiyle birlikte hesaplanır.
İyi bir toptan sipariş formunda olması gerekenler
-
Ürün sırası fişinizle aynı olmalı
Müşteri ve siz aynı düzende çalışırsınız, listeyi okurken yeniden sıralamaya gerek kalmaz.
-
Birim seçimi ve kasa içi adet hazır olmalı
Müşteri demet ya da kasa seçer, kasada kasa içi adet kendiliğinden gelir. Böylece "3x25" doğru yazılır.
-
Sipariş WhatsApp'a basılmasa da kaybolmamalı
Müşteri mesajı göndermeyi unutsa bile sipariş kayıtlı olmalı. Hem kayıt hem WhatsApp mesajı iki güvencedir.
-
Günlük liste ve ürün toplamları olmalı
Gün sonunda "bugün neyden ne kadar hazırlayacağım" sorusunun cevabı tek ekranda görünmeli.
-
Excel ve Word çıktısı olmalı
Liste muhasebeye ya da sevkiyata olduğu gibi gönderilebilmeli, yazdırılabilmeli.
-
Yanlış siparişi silebilmeli, yalnızca siz görebilmelisiniz
Deneme ya da hatalı kayıtlar panelden silinir. Siparişlere yalnızca işletme sahibinin özel adresiyle erişilir.
Toptancı Sipariş bunu nasıl çözüyor
Bu liste, yukarıdaki gereksinimlere göre hazırladığım Toptancı Sipariş programının özellik listesidir. Müşteri bağlantıyı telefonunda açar, adetleri yazar. Sipariş işletmenin paneline kaydolur ve hazır bir WhatsApp mesajı olarak açılır. Panelde müşteri müşteri alt alta liste ve ürün toplamları hazırdır, Excel ya da Word olarak indirilir. Müşteri tarafında uygulama kurulumu gerekmez.
Çalışmasını kendiniz görmek için örnek sipariş formunu ve örnek paneli açabilirsiniz. Örneklerde sipariş gerçekten kaydedilmez.
Başlamadan önce hazırlayın
Hangi yöntemi seçerseniz seçin, işe başlamadan önce şunları netleştirin:
- Ürün listesi ve fişinizdeki sıra
- Her ürünün birimi ve kasa içi adedi
- Siparişlerin düşeceği WhatsApp numarası
- Kaç müşterinin sipariş verdiği ve günlük yaklaşık sipariş sayısı
- Varsa logonuz
Sık Sorulan Sorular
Toptancı siparişleri WhatsApp'tan nasıl tek listede toplanır?
Mesajları elle fişe geçirmek yerine, ürün listenize göre hazırlanmış bir sipariş formu kullanabilirsiniz. Müşteri adetleri forma yazar, sipariş işletmenin paneline kaydedilir ve WhatsApp mesajı olarak da gider. Panelde tüm siparişler müşteri müşteri alt alta ve ürün toplamlarıyla listelenir.
Kasa ve demet siparişleri tek listede nasıl gösterilir?
Müşteri her ürün için birimi seçer. Kasa seçildiğinde kasa sayısı ve kasa içi adet yazılır, örneğin 3x25. Panelde müşterinin yazdığı gibi görünür ve toplam birimiyle hesaplanır: 3 kasa, 75 demet.
Müşterilerim uygulama indirmek zorunda mı?
Hayır. Müşteri, gönderdiğiniz bağlantıyı telefonunda açar ve formu doldurur. Uygulama ya da üyelik gerekmez.
Siparişleri Excel'e aktarabilir miyim?
Evet. Panelden günün siparişleri Excel ya da Word olarak indirilir. Dosyada her müşterinin siparişi alt alta yer alır, altında ürün toplamları bulunur.